Feedback: a cosa serve e come darlo

Cos’è il Feedback

Il feedback è un processo attraverso il quale una persona o un’organizzazione fornisce informazioni a un’altra persona in relazione alle loro prestazioni, comportamenti o risultati.

In altre parole, il feedback è una forma di valutazione che viene data per aiutare una persona a comprendere come sta svolgendo un’attività o un compito e come può migliorare.

Il feedback può essere fornito in vari modi, come ad esempio attraverso una conversazione, un rapporto scritto o un questionario.

Il feedback è una parte importante della crescita personale e professionale, in quanto aiuta le persone a identificare i loro punti di forza e di debolezza e a migliorare continuamente le loro prestazioni. In ambito lavorativo, ad esempio, il feedback è spesso fornito dai superiori o dai colleghi per valutare le prestazioni di un dipendente e aiutarlo a migliorare le sue competenze e la sua produttività. Invece, in campo accademico, il feedback è spesso fornito dai professori agli studenti per valutare le loro prestazioni e aiutarli a migliorare la loro comprensione del materiale di studio.

In generale, il feedback è un’importante fonte di informazioni e di supporto per aiutare le persone a migliorare le loro prestazioni e raggiungere i loro obiettivi. Fornire un feedback efficace richiede competenze comunicative e di ascolto attivo, ma può portare a grandi risultati a livello individuale e collettivo.

Definizione di feedback

Quindi, possiamo affermare che la definizione di feedback più pertinente è la seguente: si tratta di un processo comunicativo  attraverso il quale una persona o un’organizzazione fornisce informazioni a un’altra persona sulle loro prestazioni, comportamenti o risultati con l’obiettivo di migliorare, supportare e sviluppare performance personali, professionali o sportive.

A cosa serve il feedback

Il feedback serve a fornire informazioni a una persona su come sta svolgendo un’attività o un compito e su come può migliorare le sue prestazioni.

Può essere utilizzato per valutare il livello di prestazione di una persona rispetto agli obiettivi prefissati, alle aspettative e agli standard di riferimento.

Il feedback è importante, perché aiuta le persone a comprendere i loro punti di forza e di debolezza e a migliorare continuamente le loro prestazioni. Il feedback può essere utilizzato per rafforzare i comportamenti positivi e per correggere i comportamenti negativi, fornendo esempi specifici e consigli su come migliorare.

Il feedback è anche un’importante fonte di motivazione, in quanto aiuta le persone a comprendere l’importanza del loro lavoro e a sentirsi apprezzate per i loro sforzi.

Come dare un feedback efficace

Un feedback efficace deve essere chiaro, specifico e costruttivo, fornendo esempi concreti di cosa una persona sta facendo bene e cosa potrebbe migliorare.

Il feedback deve essere anche tempestivo, ovvero fornito il prima possibile dopo l’evento o la situazione che si vuole valutare, in modo che la persona possa agire sulla base di esso e migliorare le sue prestazioni in modo tempestivo.

Il feedback è un processo continuo che deve essere fornito in modo regolare e tempestivo per essere efficace. Ciò significa che sia il feedback deve essere dato in modo tempestivo, in modo che la persona possa agire sulla base di essi e migliorare le sue prestazioni.

Per dare un feedback costruttivo ti suggerisco di seguire questi step:

1. Comunica alla Risorsa ciò che ha fatto bene, Quali sono stati i suoi punti di forza e in che modo il suo lavoro ha impattato positivamente sul risultato.
2. Ascolta le riflessioni, le aggiunte, i contributi della Risorsa
3. A questo punto, inserisci le aree di miglioramento, gli aspetti su cui la Risorsa deve intervenire e aumentare la sua attenzione, la sua precisione e la sua efficacia.
4. Ascolta le riflessioni e i contributi della Risorsa.
5. Concludi l’incontro di feedback condividendo con la Risorsa elementi positivi ulteriori, su cui porre particolare enfasi.

Il feedback costruttivo viene anche definita feedback a sandwich un metodo equilibrato che prevede di iniziare e terminare con un commento positivo, mentre nel mezzo viene fornito il feedback di miglioramento. Il feedback a sandwich è chiamato così perché segue lo stesso principio di un panino, in cui il pane superiore e inferiore rappresentano i commenti positivi, mentre il ripieno rappresenta il feedback di miglioramento.

Quando usare il feedback

Quando è opportuno usare il feedback? Il feedback può essere utile in molte situazioni diverse. Vediamo nello specifico in quali situazioni usare il feedback:

• Dopo una performance, per fornire un’analisi critica della prestazione e suggerimenti per migliorare in futuro.
• Dopo un progetto di lavoro, per fornire un’analisi del lavoro svolto e suggerimenti per migliorare la qualità o la produttività nel futuro.
• Dopo una riunione, per affrontare individualmente dinamiche, tematiche e aspetti che non potevano essere affrontati in gruppo.
• Durante un percorso di empowerment, coaching, mentoring, team working dedicato alle Risorse Umane.
• In una relazione personale, per esprimere come ti senti riguardo a un comportamento o una situazione specifica e suggerire come migliorare la situazione.

In generale, il feedback è utile quando si desidera fornire informazioni utili a qualcuno per aiutarlo a migliorare o mantenere un certo comportamento o risultato.

Quando il feedback è inefficace

Il feedback può essere inefficace quando viene fornito in modo inappropriato o poco chiaro. Ecco alcuni motivi per cui il feedback potrebbe non essere efficace:

• Non è specifico: il feedback generico o vago non aiuta la persona a capire esattamente cosa deve fare per migliorare. Il feedback dovrebbe essere specifico e fornire esempi concreti per aiutare la persona a comprendere il problema e come risolverlo.
• Non è tempestivo: il feedback deve essere fornito tempestivamente, in modo che la persona abbia l’opportunità di apportare modifiche e migliorare il proprio comportamento. Il feedback dato troppo tardi può essere meno efficace.
• Non è equilibrato: il feedback che si concentra solo sui punti negativi può essere scoraggiante e demotivante. È importante fornire anche feedback positivo per riconoscere e incoraggiare il buon lavoro.
• Non è costruttivo: il feedback che è critico o giudicante può far sentire la persona sotto attacco e difensiva, rendendo meno probabile che prenda sul serio il feedback o lo utilizzi per migliorare.
• Non è ben ricevuto: se la persona non è disposta o non è pronta ad accettare il feedback, può non essere efficace. È importante verificare che la Risorsa sia aperta e disponibile a riceverlo.
• La persona che riceve il feedback sta vivendo uno stato emotivo intenso. Le sue emozioni non gli consentiranno di ascoltare in modo efficace.

Pertanto, il feedback efficace richiede la giusta combinazione di tempismo, specificità, equilibrio e costruttività, e deve essere adattato alla persona e alla situazione in cui viene fornito.

Come posso determinare se una persona è pronta ad accettare il feedback?

Determinare se una persona è pronta ad accettare il feedback può essere un po’ complicato, ma ci sono alcune cose che puoi fare per capire se è il momento giusto per fornire il feedback. Ecco alcuni suggerimenti:

• Ascolta: ascolta attentamente la persona e cerca di capire il suo stato d’animo. Se sembra stressata, arrabbiata o frustrata, potrebbe non essere il momento giusto per fornire il feedback, almeno non in quel momento. Invece, cerca di trovare un momento in cui la persona è più calma e aperta.
• Fai domande: fai domande per capire meglio la situazione e la prospettiva della persona. Chiedi come si sente riguardo alla situazione e se è aperta al feedback. Ascolta attentamente la sua risposta e cerca di capire se è pronta ad accettare il feedback o se ha bisogno di più tempo per elaborare la situazione.
• Offri supporto: se la persona sembra stressata o sopraffatta, offri il tuo supporto e la tua disponibilità per aiutarla a risolvere il problema. In questo modo, la persona si sentirà più a suo agio e potrebbe essere più aperta al feedback in futuro.
• Sii sensibile: quando fornisci il feedback, sii sensibile alla situazione e alla persona. Usa un tono gentile e costruttivo e cerca di fornire il feedback in modo che sia utile e non giudicante.

Pertanto, il modo migliore per determinare se una persona è pronta ad accettare il feedback è di essere sensibili alla situazione e alla persona e di ascoltare attentamente le loro risposte e reazioni. Se sei incerto, è meglio aspettare un altro momento per fornire il feedback.

Giunti a questo punto, è evidente, che sia necessario possedere alcune abilità e competenze per poter dare un feedback costruttivo ed efficace, altrimenti i passaggi e i suggerimenti analizzati in questo articolo, si scontrerebbero con gli aspetti non verbali.

Quali abilità servono per dare un feedback efficace?

Ci sono diverse abilità che possono aiutare a fornire un feedback efficace. Ecco alcune delle abilità più importanti:

• Ascolto attivo: l’ascolto attivo significa ascoltare attentamente ciò che l’altra persona sta dicendo, capire la loro prospettiva e porre domande di follow-up per approfondire la comprensione. L’ascolto attivo aiuta a creare una base solida per fornire un feedback efficace.
• Chiarezza: il feedback deve essere chiaro e facile da comprendere. Usa un linguaggio semplice e preciso e fornisci esempi concreti per aiutare la persona a comprendere il problema e le possibili soluzioni.
• Sensibilità: il feedback deve essere fornito con sensibilità e rispetto. Usa un tono gentile e costruttivo e cerca di metterti nei panni della persona per comprendere come si sente.
• Obiettività: il feedback dovrebbe essere obiettivo e basato sui fatti. Evita di fornire giudizi personali o di fare supposizioni sulla persona o sulla situazione.
• Capacità di motivare: il feedback dovrebbe essere motivante e incoraggiante. Fornisci feedback positivo per riconoscere il buon lavoro e suggerisci soluzioni per aiutare la persona a migliorare.
• Empatia: la capacità di mettersi nei panni della persona e comprendere le sue emozioni e prospettive è fondamentale per fornire un feedback efficace. Cerca di comprendere la situazione dalla loro prospettiva e di fornire il feedback in modo che sia utile e costruttivo per loro.
• Capacità di gestire le emozioni: il feedback può essere emotivamente carico, quindi è importante essere in grado di gestire le proprie emozioni e di fornire il feedback in modo calmo e professionale.

Quindi, il feedback efficace richiede una combinazione di queste abilità, insieme a una buona comprensione della situazione e della persona a cui viene fornito il feedback.

Gli strumenti per il feedback efficace

Per imparare a sviluppare quelle abilità necessarie per poter dare un feedback efficace, la metodologia più potente è quella del coaching.

Infatti, il coaching è un processo chiaro, definito, misurabile che ti consente di sviluppare le abilità utili al feedback. Inoltre, il coaching è caratterizzato da una metodologia pratica che ti aiuta a concretizzare i tuoi risultati attesi.

Quindi, il coaching ha tutte le caratteristiche per essere determinante in fase di feedback e per consentirti di sviluppare quelle competenze necessarie a dare feedback efficaci. Se vuoi approfondire la professione del coach e le competenze distintive del coach, puoi consultare l’Associazione Coach Professionasti (Asso.Co.Pro.).

Anche il mentoring è un approccio efficace per sviluppare le competenze e le abilità utili al feedback.  A questo link, puoi approfondire la differenza tra coaching e mentoring.

Invece, a questo link puoi scoprire cos’è il coaching e come funziona.

Coach Adamo
Direttore Scuola di Coaching MCI