La Privacy nel Coaching

Il coach, durante i colloqui, entra in possesso di informazioni personali del cliente. Oltre a custodirli con cura per guidarlo nel suo percorso di crescita personale, ha il dovere di conservarli secondo le norme della privacy.

 

Ogni volta che un coach si appresta ad intraprendere il proprio cammino con il coachee (o cliente) inevitabilmente viene a conoscenza non solo dei dati personali, ma anche dei dati sensibili di quest’ultimo.

Per questo appare opportuno un approfondimento in materia di privacy anche per questa nascente professione, al momento non ancora totalmente regolamentata.

Dal 2003 con il D. Lgs. n. 196/2003 e successivo Regolamento UE 2016/679 i dati personali e sensibili sono stati sottoposti ad una precisa tutela dal legislatore. Partiamo da qui: è necessario innanzi tutto comprendere la differenza tra i dati personali ed i dati sensibili.

I dati personali corrispondono a qualunque tipo di informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o ad associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi informazione in circolazione: semplificando, ci riferiamo, ad esempio, a nome, cognome, codice fiscale, ecc.

I dati sensibili invece si identificano in tutte quelle informazioni idonee a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, le adesioni a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale.

Si ritengono, poi, dati sensibilissimi (rientranti comunque nella categoria dei dati sensibili), quelle informazioni che rivelano lo stato di salute e l’orientamento sessuale, o più in generale la vita sessuale di ciascun individuo.

Nell’esercizio della sua professione, il coach viene necessariamente a conoscenza delle informazioni personali del coachee. Questo accade perché il coach, per poter guidare il proprio coachee verso la sua mission o i suoi obiettivi, ha di conoscere ed entrare in rapporto empatico con la sua visione del mondo e la sua concezione della realtà.

È chiaro, dunque, che il trattamento dei dati ha un elevato valore, non solo per il diritto.

Cosa vuol dire trattamento dei dati? Per dovere di precisione per “trattamento” si intende qualunque operazione o complesso di operazioni, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca dati.

Quindi, ogni volta che il coach viene a conoscenza dei dati (personali, sensibili o sensibilissimi) del coachee si trova nella condizione di doverli “trattare”, anche per il sol fatto di averli appuntati al fine di consultarli in un diverso momento.

Diventa quindi fondamentale per chi svolge (o si appresta a svolgere) la professione di Coach conoscere le principali disposizioni del Regolamento UE 2016/679 con cui sono state stilate le norme che tutelano la privacy (termine inglese che vuol anche dire tutela dei dati).

Tutti i soggetti, di qualunque categoria professionale, (fatta eccezione per l’esercizio del diritto di difesa in giudizio e per l’ordine di esibizione impartito dalla Pubblica Amministrazione, nella misura in cui è strettamente necessario), che si trovano a “trattare” dei dati devono farlo secondo il Regolamento UE 2016/679.

Nello specifico, nel caso della professione di Coach, qualora sia necessaria la conoscenza dei dati personali del cliente, il coachee va in primis informato su quanto segue (riferimento all’art. 13 del D. Lgs 196/2003 e successivo Regolamento UE 2016/679):

– le finalità e le modalità del trattamento cui sono stati destinati i dati;

– la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati;

– le conseguenze di eventuale rifiuto a rispondere;

– i soggetti e le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, e l’ambito di diffusione dei dati medesimi;

– i diritti sanciti dall’art. 7 dello stesso D. Lgs. (per economia espositiva riportiamo i più importanti quali ad es. il diritto alla cancellazione, rettificazione, integrazione, aggiornamento dei propri dati con relative modalità).

Una volta ricevuta l’informativa, il soggetto interessato, al fine di consentire il trattamento dei suoi dati, deve prestare il suo espresso e libero consenso in forma scritta – anche attraverso un documento scritto che il coachee dovrà firmare per autorizzazione.

Le accortezze assunte da un coach non finiscono qui. Una volta informato il soggetto interessato e raccolto il consenso, il coach deve custodire i dati del coachee/cliente secondo le modalità prescritte dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, periodicamente aggiornato: anche qui, semplificando, in linea di massima la custodia dei dati può essere detenuta sia con, che senza l’ausilio di strumenti elettronici.

In caso di detenzione dei dati con l’ausilio di strumenti elettronici, il detentore del trattamento dovrà possedere una di chiave di sicurezza per l’accesso, gestita con credenziali di autenticazione; nel secondo caso il detentore dovrà assicurare la custodia attraverso un archivio il cui accesso sia limitato solo ai soggetti che hanno ottenuto il consenso all’accesso dei dati. In entrambi i casi va assicurata la possibilità di aggiornamento periodico.

Ricordiamo altresì che, ogni qual volta il coachee (e, più in generale, chiunque) abbia subito una violazione del D. Lgs. n. 196/2003 e successivo Regolamento UE 2016/679 è tenuto in primis a farlo presente al titolare del trattamento in forma libera (anche orale).

Qualora il tentativo dovesse rimanere inascoltato, il soggetto che ha subito la violazione della privacy potrà adire il Garante della Privacy con formale ricorso. In alternativa, laddove si ritenga opportuno chiedere il risarcimento di eventuali danni, va esperito il Giudice Ordinario ed incardinare un processo giudiziario ordinario.

Il mio suggerimento a tutti i coach è quello di osservare con accortezza le norme più importati del Testo Unico sulla privacy.