Ho troppe cose da fare: come faccio ad avere tutto sotto controllo?

Che tu sia manager, imprenditore, consulente, probabilmente questa frase l’hai detta un po’ di volte.
Ho troppe cose da fare e non posso fare tutto io da solo.
E sai una cosa: hai perfettamente ragione.
Tuttavia la ragione NON risolve il problema. Perciò lascia che ti dica qualche piccolo suggerimento su come “tenere sotto controllo” le tante cose che hai da fare.

Partiamo da un presupposto: se TUTTO ha lo stesso VALORE o la stessa PRIORITA’ qualcosa non torna.

Facciamo insieme un esercizio veloce.
Ti sei preso questi pochi minuti per leggere, tanto vale usarli, giusto? Ottimo.
Ti chiedo di scrivere (sulle note del cellulare va bene, se sei sprovvisto di penna e carta) le attività che hai da realizzare oggi.
A questo punto, se l’elenco delle attività che hai da fare OGGI superano il numero di 5 e il tempo di 4 ore stimato, probabilmente HAI DAVVERO RAGIONE: non puoi fare tutto.
Perciò continuiamo.
Scrivi proprio tutte le tue attività.
Una volta che le hai scritte, osservale un momento e inizia a dare a ciascuna un coefficiente di IMPORTANZA rispetto a:
TEMPO DI SCADENZA/ POSSIBILITA’ DI INCASSO- GUADAGNO/ SODDISFAZIONE PERSONALE/BENESSERE

Un piccolo consiglio TECNICO su come svolgere questo esercizio:
Suddividi una pagina (a questo punto carta e penna la fanno da padrone) in 4 colonne.
Poi inserisci (anche ripentendole) le attività che si muovono prevalentemente sotto ciascuna colonna.
Ci sono certamente attività che hanno un tempo di scadenza più lungo, ma hanno una probabilità di incasso/guadagno maggiore. Altre sicuramente hanno un alto livello di soddisfazione personale o benessere.
Non preoccuparti di ripeterle …tu scrivile sotto ogni colonna.

Una volta riportate le attività sotto ciascuna colonna, ti chiedo di riguardarle attentamente e di stabilire ancora una volta se il coefficiente temporale che le caratterizza è alto (ovvero hanno una scadenza imminente) oppure NO.
E …in seconda battuta, rispondi a questa domanda:
SE SONO PRIORITARIE in senso temporale, quanto alta è la probabilità di incasso-guadagno?
Se la proporzione tra tempo e probabilità di guadagno è di 1:1, allora puoi procedere ad inserire l’attività nell’agenda di oggi.
O in quella di domani.
Diversamente, puoi destinarla a un tempo diverso.
Procedi per tutte le attività.
Se stiamo parlando di un CONTESTO PROFESSIONALE, la priorità maggiore va data ai criteri di TEMPO e REDDITIVITA’, seguiti dal benessere personale.
Saper decidere e scegliere le priorità è un esercizio quotidiano.
Va da sé che non possiamo riempire la nostra agenda di ogni sorta di attività professionale, tralasciando gli IMPEGNI PERSONALI – se sei imprenditrice o manager o professionista mamma/moglie/donna questo è particolarmente vero per te.
La prima regola per una PERFORMANCE eccellente è una condizione mentale e fisica ECCELLENTE.
Per questo, NON PUOI permetterti di considerare l’attività fisica, il coinvolgimento emotivo/sentimentale, la tua famiglia, o i tuoi hobby come secondari rispetto al tuo benessere. Certamente, puoi post-porli per un BREVE PERIODO DI TEMPO che dovrai monitorare con attenzione.
Ma se davvero vuoi avere successo, soddisfazione e pienezza nella tua vita personale e professionale è fondamentale che tu IMPARI a dare priorità a ciò che è importante nel momento stesso in cui lo vivi.
Il benessere è la CONDIZIONE FONDAMENTALE perché tu possa esprimerti, decidere, gestire al meglio situazioni e persone.